Heiz- als auch Warmwasserkosten gehören zu den Betriebskosten, die der Gebäudeeigentümer bzw. der Vermieter von Gesetzes wegen jährlich abrechnen muss (laut Heizkostenverordnung - kurz HKVO).
Jährlich bedeutet nicht nur einmal im Jahr, sondern auch, dass sich die Abrechnung auf 12 Monate beziehen soll.
Die Abrechnung muss schriftlich erfolgen und jedem Mieter einzeln zugeschickt werden. Der Mieter hat dann ein sog. Prüfungsrecht (§259 BGB), dazu kann er auch in Originalbelege Einsicht nehmen.
Die Prüfung der Abrechnungsunterlagen muss er unverzüglich vornehmen, also ohne schuldhaftes Zögern.
Laut HKVO müssen die gesamten Heizkosten aufgeteilt werden, wobei ein Teil der "nicht verbrauchsabhängigen" Kosten nach einem festen Maßstab verteilt werden (Grundkosten). Dies ist in der Regel
die Wohnfläche (m²). Auch die Berechnung nach Anteil der sog. beheizten Fläche ist zulässig.
Der verbrauchsabhängige Teil der Heizkosten wird mit Hilfe von Heizkostenverteilern oder Wärmezählern ermittelt. Deshalb müssen alle Messstellen der abzurechnenden Nutzeinheiten/Wohnungen mit
Messgeräten ausgestattet sein. Der übliche Aufteilungsmaßstab zwischen verbrauchsunabhängigen und verbrauchsabhängigen Heizkostenanteilen ist 30 % zu 70 %.
Kosten, die lt. HKVO umgelegt werden können, sind:
- Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung
- Kosten des Betriebsstroms
- Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Heizungsanlage
- Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit der Heizung, einschließlich der Einstellung durch einen Fachmann
- Kosten der Reinigung der Anlage und des Betriebsraumes
- Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz
- Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung der Heizkosten
- Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Berechnung und Aufteilung (Kosten der Messdienstfirmen)
Zu den wichtigsten Grundsätzen für eine ordnungsgemäße Heizkostenabrechnung gehören, dass der durchschnittliche Laie die Abrechnung nachvollziehen kann, ohne einen Fachmann hinzuziehen zu müssen.
Außerdem muss eine Einzelaufstellung für die entstandenen Kosten im Abrechnungszeitraum erfolgen.
Der Sinn einer verbrauchsabhängigen Heiz- und Warmwasserabrechnung ist nicht nur, dass die Mieter eine nachvollziehbare Abrechnung erhalten, sondern auch, dass sie sparsam und bewusst mit
Heizenergie umgehen.